Als Projektträger haben Sie die Möglichkeit, die gesammelten Stunden Ihrer Mitarbeiter:innen mittels Import-Liste ins Admin-System einzuspielen.
Da die Listen automatisiert vom Admin-System per Knopfdruck importiert werden, achten Sie bitte darauf, dass Sie diese korrekt ausgefüllt haben. Andernfalls können Ihren Stunden möglicherweise nur teilweise oder gar nicht importiert werden und Sie müssen die betroffenen Stunden manuell eintragen (siehe Stunden für Mitarbeiter:innen eintragen).
Anleitung
Folgende Punkte sind wichtig, damit Ihre Importlisten fehlerfrei importiert werden können:
- Verwenden Sie die offizielle Import-Vorlage: weiterlernen4_Stunden-Import-Vorlage.xlsx
- Verändern Sie die Kopfzeile der Import-Vorlage nicht
- Sammeln Sie die Stunden aller Mitarbeiter:innen in einem Dokument mit nur einem einzelnen Tabellenblatt
- Beachten Sie die syntaktischen/inhaltlichen Hinweise für jede einzelne Spalte:
- Projektmitarbeiter:in (E-Mail) Jene E-Mail-Adresse, mit der die/der Projektmitarbeiter:in im Admin-System und IDEA angelegt ist. Die Adresse muss Buchstabe für Buchstabe übereinstimmen, sonst kann der Stundeneintrag nicht zugeordnet werden. Leerzeichen nach der E-Mail-Adresse führen ebenfalls zu einer Fehlermeldung.
- Gutschein-Code Der Gutschein-Code, der beim Erstellen eines/einer Teilnehmenden im Admin-System generiert wird
- Datum Datum im Format YYYY-MM-DD ohne Leerzeichen (z.B. 2024-06-12 für den 12. Juni 2024)
- Beginnzeit Beginnzeit im Format HH:DD ohne Leerzeichen (z.B. 14:30 für halb drei Uhr Nachmittags)
- Dauer Im Format HH:MM mit 15-Minuten Intervallen (z.B. 00:30 für 30 Minuten oder 01:45 für 105 Minuten)
- Online abgehalten Ja oder Nein, erster Buchstabe groß geschrieben, keine Leerzeichen
- Aktivität bzw. Service Je nachdem, welche Aktivitäten/Services Sie für Ihre Organisation freigeschalten haben, können folgende Aktivitäten/Services eingetragen werden. Nur ein Service pro Zeile, keine Leerzeichen. Das Service muss exakt wie hier angegeben eingetragen werden, andere Schreibweisen können nicht zugeordnet werden:
- Lernbegleitung
- Elternarbeit
- Deutsch-Sprachförderung
- Unterstützung Geflüchtete
- Koordinierung Ehrenamtliche
- Laufende Fort- und Weiterbildung
- Projektunterstützung Projektpartner
- Tätigkeitsbeschreibung Folgende Informationen sollten in der Tätigkeitsbeschreibung hervorgehoben werden:
- Tätigkeit (beispielsweise: Lernen, Prüfungsvorbereitung, etc.)
- Fach
- Schüler:innen Anzahl (beispielsweise: Gruppe, 1:1, etc.)
- Schüler:innen Typ (beispielsweise: Volksschule, Lehrlinge, etc.)
- Das Service (siehe Spalte Aktivität bzw. Service) muss ein Service sein, das Ihre Partner-Organisation anbieten darf. Falls Sie nicht wissen welche Services Ihrer Organisation zugeordnet sind, kontaktieren Sie uns.
- Es muss jede Spalte pro Zeile ausgefüllt werden (keine Leerfelder)
- Einzelne Stundeneinträge eines/einer Projektmitarbeitenden dürfen sich nicht überschneiden (z.B. ein Eintrag mit Startzeit 12:00 und Dauer 2 Stunden und ein zweiter Eintrag mit Startzeit 13:30 und Dauer 1 Stunde am selben Tag sind nicht möglich)
- Mitarbeiter:innen dürfen nicht mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten
- Das Datum eines Stundeneintrags muss zwischen Projekteintritt und -austritt (siehe Projektmitarbeiter:innen anlegen) der/des jeweiligen Projektmitarbeitenden liegen
- Die Projektstunden gesamt von Mitarbeiter:innen dürfen nicht überschritten werden
- Mitarbeiter:innen-Accounts müssen bereits ins Admin-System importiert worden sein
- Bevor Sie die Import-Liste im Admin-System importieren, überprüfen Sie auch, ob die Stunden bereits von Ihnen oder Ihren Mitarbeiter:innen manuell eingetragen wurden. Doppelte Einträge führen zu einer Fehlermeldung.
Hinweis: Anweisungen zu wie man die Stunden-Import-Vorlage korrekt ins Admin-System importiert, werden online gestellt, sobald dieser Prozess möglich ist. Ein Import funktioniert erst, wenn Ihre Projektmitarbeiter:innen in IDEA bestätigt und von dort ins Admin-System übernommen werden konnten.